Hội nghị trực tuyến là gì mà lại được đông đảo các cơ quan/doanh nghiệp sử dụng? Đây chính là giải pháp giúp người dùng triển khai các cuộc họp online nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm. Hãy cùng theo dõi bài viết sau để có được những thông tin tổng quan về giải pháp hội nghị trực tuyến và lựa chọn giải pháp phù hợp, tin cậy.

1. Hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị trực tuyến là một hình thức tổ chức cuộc họp, hội nghị, hoặc sự kiện mà các thành viên tham gia thông qua Internet thay vì gặp trực tiếp. Điều này thường được thực hiện thông qua các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, hay Skype.

Trong một hội nghị trực tuyến, các thành viên thường sẽ kết nối qua video và âm thanh, và có thể chia sẻ màn hình để trình bày thông tin. Các tính năng khác như chat, bảng trắng tương tác, hoặc phản hồi từ xa cũng có thể được tích hợp để tăng tương tác và hiệu suất trong cuộc họp.

Hội nghị trực tuyến thường được sử dụng trong nhiều trường hợp, từ các cuộc họp nhỏ trong doanh nghiệp đến các sự kiện lớn có sự tham gia từ mọi nơi trên thế giới. Đặc biệt, trong tình hình dịch bệnh như hiện nay, hội nghị trực tuyến trở thành một lựa chọn phổ biến để duy trì giao tiếp và tổ chức sự kiện một cách an toàn.

Hội nghị trực tuyến là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ số như hiện nay. Giải pháp này giúp các đơn vị/doanh nghiệp triển khai các cuộc họp nhanh chóng hoặc các trường học có thể học tập trực tuyến đơn giản hơn. Đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp thì giải pháp hội nghị trực tuyến lại càng phát huy vai trò, ý nghĩa để các cơ quan/doanh nghiệp không bị gián đoạn công việc, học tập. Hội nghị trực tuyến cũng sẽ giúp người dùng tiết kiệm chi phí, thời gian đi lại so với các cuộc họp trực tuyến.

2. Hội nghị trực tuyến sử dụng khi nào?

Hội nghị trực tuyến được sử dụng trong nhiều tình huống và mục đích khác nhau, bao gồm:

• Cuộc họp và hội nghị của doanh nghiệp: Doanh nghiệp thường sử dụng hội nghị trực tuyến để tiến hành các cuộc họp nội bộ, hội nghị lãnh đạo, hoặc hội nghị nhóm làm việc khi các thành viên không thể gặp mặt trực tiếp, đặc biệt là khi họ đang làm việc từ xa hoặc có văn phòng ở các địa điểm khác nhau.
• Đào tạo và học trực tuyến: Hội nghị trực tuyến được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực giáo dục để tổ chức các khóa học trực tuyến, buổi hướng dẫn, và các sự kiện đào tạo từ xa. Điều này cho phép học viên tham gia từ mọi nơi trên thế giới mà không cần phải di chuyển.
• Sự kiện và hội nghị trực tuyến công cộng: Các tổ chức và tổ chức sự kiện thường sử dụng hội nghị trực tuyến để tổ chức các sự kiện công cộng như hội nghị, buổi biểu diễn, hoặc chương trình quảng cáo sản phẩm.
• Hội nghị và hội thảo chuyên ngành: Các ngành công nghiệp và lĩnh vực chuyên ngành thường sử dụng hội nghị trực tuyến để chia sẻ kiến thức mới, trao đổi ý kiến, và kết nối với những người có chung quan tâm.
• Cuộc họp và hội nghị với đối tác và khách hàng: Hội nghị trực tuyến cũng được sử dụng để tổ chức cuộc họp và hội nghị với đối tác kinh doanh và khách hàng từ xa, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
• Sự kiện trực tiếp truyền hình và phát sóng trực tiếp: Các sự kiện trực tiếp truyền hình hoặc phát sóng trực tiếp, như các buổi biểu diễn âm nhạc, sự kiện thể thao, hay hội thảo truyền thông, cũng thường được tổ chức thông qua hội nghị trực tuyến để kết nối với khán giả trực tuyến rộng lớn.

3. Lợi ích của hội nghị trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí: Hội nghị trực tuyến giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn các chi phí liên quan đến đi lại, như vé máy bay, khách sạn, và ăn uống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần đáng kể trong ngân sách.
• Tiết kiệm thời gian: Thay vì mất thời gian và công sức để đi lại đến một địa điểm cụ thể cho cuộc họp, các thành viên nhóm có thể tham gia vào hội nghị trực tuyến từ bất kỳ đâu với điều kiện chỉ cần có kết nối Internet. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian làm việc và tăng năng suất.
• Khả năng tiếp cận và kết nối từ xa: Hội nghị trực tuyến cho phép các thành viên nhóm làm việc từ xa hoặc ở các văn phòng khác nhau có thể kết nối và tham gia vào cuộc họp một cách dễ dàng. Điều này tạo ra sự linh hoạt trong lịch trình làm việc và tăng cơ hội hợp tác đa địa điểm.
• Dễ dàng ghi lại và chia sẻ thông tin: Hội nghị trực tuyến thường có tính năng ghi lại, cho phép các cuộc họp được ghi lại để xem lại sau này hoặc chia sẻ với những người không tham gia vào thời điểm thực tế của cuộc họp. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều có cùng thông tin và cơ hội tham khảo lại.
• Giảm tác động môi trường: Bằng cách giảm thiểu hoặc loại bỏ việc đi lại, hội nghị trực tuyến giúp giảm tác động tiêu cực lên môi trường từ khí thải carbon và tiêu thụ năng lượng.
• Mở rộng phạm vi và tăng cơ hội kinh doanh: Hội nghị trực tuyến mở ra cơ hội cho doanh nghiệp tiếp cận và tương tác với khách hàng, đối tác, và nhân viên ở mọi nơi trên thế giới. Điều này có thể dẫn đến việc mở rộng phạm vi kinh doanh và tăng doanh số bán hàng.

Tóm lại, hội nghị trực tuyến mang lại nhiều lợi ích kinh doanh quan trọng bằng cách tối ưu hóa thời gian, chi phí và tăng cường sự linh hoạt và kết nối trong hoạt động kinh doanh.

4. Những giải pháp hội nghị trực tuyến phổ biến hiện nay

Có 3 công nghệ chính được ứng dụng vào các giải pháp hội nghị trực tuyến là video conference, Audio conference hay Voice conference, web conference… Mỗi giải pháp sẽ cần các thiết bị và có cách thức hoạt động riêng.

Video conference: Là cuộc họp trực tuyến qua video giữa các điểm cầu cách xa nhau về vị trí địa lý. Các thành viên có thể nói chuyện và nhìn thấy nhau qua màn hình.

• Các thiết bị được sử dụng: Đầu tiên người dùng cần sở hữu phần mềm có tính năng gọi video, hệ thống mạng Internet và các thiết bị có thể xem và gọi video (laptop, smartphone, tablet…).
• Cách hoạt động: Người tổ chức sẽ tạo cuộc họp trên ứng dụng hội nghị trực tuyến. Sau đó, thông qua máy chủ của mình thực hiện cuộc gọi video tới các thành viên tham gia thông qua những thiết bị thông minh có thể xem và gọi video. Sau khi được kết nối với nhau, mọi người trong cuộc họp có thể trò chuyện, thấy hình ảnh của nhau và nhận thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản,…) một cách dễ dàng.

Audio conference hay Voice conference: Đây là hình thức hội nghị trực tuyến với cách gọi thoại, các thiết bị có khả năng nhận và gửi âm thanh. Do đó, các thành viên tham gia sẽ trao đổi với nhau bằng giọng nói mà không thể nhìn thấy nhau hay chia sẻ hình ảnh, file tài liệu.

• Các thiết bị sử dụng phổ biến nhất: Ứng dụng có tính năng gọi thoại hoặc điện thoại hội nghị, hệ thống mạng Internet.
• Cách hoạt động: Người tổ chức cuộc họp sẽ tạo cuộc họp trên ứng dụng và gửi link cuộc họp cho những người tham gia. Các thành viên sẽ tham gia cuộc họp và nghe thấy những ý kiến trao đổi của các thành viên.

Web conference: Web conference là hình thức tổ chức cuộc họp trên nền tảng website. Mọi người có thể trao đổi các thông tin (âm thanh, video, dữ liệu, văn bản,…) và chia sẻ các file dữ liệu (word, ppt, excel, pdf,…) một cách trực tiếp.

• Các thiết bị có trong hệ thống web conference bao gồm: LCD/PC/Laptop, camera, remote, bộ xử lý code, website và hệ thống mạng internet.
• Cách hoạt động: Thông qua nền tảng website, người tổ chức tạo phòng họp  và các thành viên cùng truy cập vào website và tham gia họp trực tuyến.

5. Tầm quan trọng của Internet trong một buổi hội nghị trực tuyến.

Chất lượng đường truyền Internet đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong một buổi hội nghị trực tuyến. Dưới đây là một số lý do cho tầm quan trọng của chất lượng đường truyền Internet:

• Chất lượng video và âm thanh: Đường truyền Internet ổn định và có băng thông đủ lớn là yếu tố quyết định cho chất lượng video và âm thanh trong cuộc họp trực tuyến. Nếu đường truyền không ổn định, hình ảnh có thể bị giật lag, âm thanh có thể bị nhiễu, gây giảm trải nghiệm người dùng và gây khó khăn trong việc giao tiếp.
• Khả năng tham gia và tương tác: Đường truyền Internet đủ mạnh giúp đảm bảo rằng mọi người tham gia vào cuộc họp có thể kết nối một cách mượt mà và không gặp phải vấn đề về kết nối. Điều này tăng khả năng tham gia và tương tác trong cuộc họp, giúp mọi người cảm thấy như đang tham gia vào cuộc trò chuyện thực sự.
• Chất lượng chia sẻ màn hình và tài liệu: Nếu đường truyền Internet không đủ mạnh, việc chia sẻ màn hình hoặc tài liệu có thể gặp phải vấn đề về độ trễ hoặc độ phân giải, làm mất đi tính tương tác và hiệu quả của việc chia sẻ thông tin.
• Sự ổn định của cuộc họp: Đường truyền Internet không ổn định có thể dẫn đến sự gián đoạn hoặc mất kết nối trong quá trình cuộc họp, gây ra sự gián đoạn trong quá trình trao đổi thông tin và làm mất đi sự liên tục của cuộc trò chuyện.
• Hiệu suất của cuộc họp: Chất lượng đường truyền Internet càng tốt, cuộc họp trực tuyến càng được diễn ra một cách hiệu quả và mượt mà. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tạo ra trải nghiệm tích cực cho tất cả các thành viên tham gia.

Tóm lại, chất lượng đường truyền Internet đóng vai trò quyết định trong việc tạo ra một cuộc họp trực tuyến thành công, mượt mà và hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng mọi người có thể tham gia và tương tác một cách hiệu quả nhất có thể.

HIGHTECH cung cấp cho doanh nghiệp của bạn giải pháp internet hội nghị trực tuyến trọn gói.

1. Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bạn có thể tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc đi lại bằng cách tổ chức các cuộc họp trực tuyến thay vì hội nghị truyền thống. Điều này cũng giúp tiết kiệm chi phí về vé máy bay, khách sạn và tiêu thụ năng lượng.
2. Tiện ích và linh hoạt: Giải pháp trọn gói của HIGHTECH cung cấp mọi thứ bạn cần cho một cuộc họp trực tuyến, từ phần mềm đến dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Điều này giúp tạo ra một trải nghiệm thuận tiện và linh hoạt cho cả người tổ chức và người tham dự.
3. Chất lượng cao: HIGHTECH có thể cung cấp cho bạn đường truyền Internet ổn định và có băng thông đủ lớn để đảm bảo chất lượng video và âm thanh tốt nhất trong cuộc họp của bạn. Điều này làm tăng trải nghiệm người dùng và giảm bớt các vấn đề kỹ thuật gây ra bởi đường truyền không ổn định.
4. Hỗ trợ kỹ thuật: HIGHTECH cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp để giúp bạn giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật một cách nhanh chóng và hiệu quả trong quá trình sử dụng giải pháp hội nghị trực tuyến của họ.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về dịch vụ trọn gói internet cho hội nghị trực tuyến HIGHTECH. Vui lòng liên hệ: 0.3.7.8.8.5.4.5.3.2 để được tư vấn cụ thể nhất.