Hội Nghị Trực Tuyến
TƯ VẤN TRIỂN KHAI HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN
Hội nghị trực tuyến (Teleconference) về cơ bản là một cuộc họp của một vài người không có mặt ở cùng một nơi. Với sự giúp đỡ của truyền thông điện tử. Những người tham gia cuộc họp có thể ở các phần khác nhau của đất nước hoặc thậm chí trong cùng một thành phố. Hội nghị có thể là một phiên họp một chiều. Mà nhiều người khác nhau chỉ cần tham dự, hoặc có thể là một phiên tương tác
Hội nghị trực tuyến với mục đích tiết giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt. Ngoài ra giải pháp họp trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm, trường học. Tư vấn chuẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ…Ngày nay giải pháp họp trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Họp trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Mang lại nhiều hiệu quả trong công việc.
Những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của buổi hội nghị trực tuyến.
- Chuẩn bị kịch bản, nội dung & xác định rõ mục đích của buổi hội nghị trực tuyến là gì & cần có một MC dẫn dẫn, điều phối trong suốt thời gian hội nghị.
- Xác định rõ thời gian của buổi hội nghị, MC sẽ phân chia từng nội dung phù hợp với từng mốc thời gian, tránh mất quá nhiều thời gian cho một nội dung.
- Chất lượng đường truyền internet, cần chọn những nhà mạng uy tín như mạng internet fpt với tốc độ băng thông quốc tế cao nhất hiện nay.
- Thiết bị cần có sự chuẩn bị chu đáo: tivi, loa, micro, camera…và luôn có phương án dự phòng.
Hội nghị trực tuyến có mấy hình thức ?
1. Giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm/web
Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee… Nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng. Nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.
- Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp
- Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng…
2. Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình
Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau. Để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.
Giải pháp họp trực tuyến này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành). Muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.
- Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu. Và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
- Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu
3. Họp trực tuyến qua điện thoại
Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.
- Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại)
- Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau
